El proceso de tomar una parcela de tierra y transformarla en una comunidad sostenible, vibrante y funcional involucra a numerosas entidades. Para propósitos de enseñanza, nosotros hemos definido cinco categorías específicas de participantes en la planificación de sitios: el cliente, el desarrollador, los profesionales técnicos, los reguladores, y los residentes.

Cliente. Esta es la persona o entidad dueña del sitio, que tiene derecho legal para utilizar el sitio, o está buscando un sitio donde poder situar un proyecto de desarrollo. El cliente está buscando una o más entidades que le ayuden con el diseño y la construcción del proyecto. El cliente puede tener experiencia con proyectos de desarrollo, o ésta puede ser una nueva empresa creada para él. Puede tener algo de experiencia y estar buscando asistencia adicional, o pueda que no tenga conocimiento acerca de cuestiones de desarrollo. El cliente tiene una idea en cuanto a lo que quiere construir en el sitio, conocido comúnmente como el programa. En la región, el cliente puede ser una ONG, una entidad gubernamental o un propietario privado, por ejemplo.

Desarrollador. Para que un proyecto sea construido, se necesita de una entidad que guiará el proceso completo, tomando la visión general del cliente y volviéndola en algo construido. Esa entidad es llamada el desarrollador. Puede ser un individuo, un grupo de personas, o una firma u organización formal. El desarrollador se asegura que el proyecto siga el proceso de aprobación definido por los reguladores (ver abajo), obtiene las finanzas para el proyecto (al menos que hayan sido obtenidas por el cliente), y sigue el proyecto hasta su finalización. Hay una relación muy fuerte entre el cliente y el desarrollador, ya que éste está haciendo que la idea del cliente se haga realidad. Un desarrollador puede ser un ente público o privado—si un gobierno local está concibiendo y construyendo un proyecto, es cliente y desarrollador a la vez.

Profesionales técnicos. Por lo general, esta designación se refiere a los profesionales involucrados en los aspectos detallados del diseño del sitio, los edificios y los sistemas de circulación e infraestructura. Los profesionales técnicos pueden incluir a los urbanistas, planificadores urbanos, arquitectos, arquitectos paisajistas e ingenieros. El desarrollador empleará profesionales técnicos para crear los planos del concepto, los planos funcionales, y los bosquejos del sitio y, cuando el proyecto sea aprobado, los documentos constructivos requeridos para la concreción de las obras. Aunque ellos son los responsables de preparar estos documentos, necesitarán información del cliente, del desarrollador, de los reguladores y de los residentes para asegurarse que se están tomando en cuenta todos las necesidades y requisitos. Con un entendimiento general de lo que es la planificación de sitios, todos los involucrados o afectados por un proyecto pueden ofrecer sugerencias substanciales a los profesionales técnicos.

Reguladores. Revisando el proceso entero de la planificación de sitios, están los reguladores, agencia o agencias gubernamentales a las que se les ha dado el poder para hacer cumplir las normas, leyes y regulaciones relacionadas con la planificación local y el desarrollo. Esto puede incluir a la autoridad de planificación municipal y/ o a la autoridad de planificación regional o nacional, a los departamentos de obras públicas y de servicios, a los departamentos de transporte o cualquier entidad gubernamental con una responsabilidad lacionada. Los reguladores incluyen a menudo técnicos profesionales que son empleados de alguna agencia gubernamental para asegurarse de que las normas, leyes y regulaciones están siendo observadas en la práctica actual del diseño y la construcción. Dentro de la región, existen varios sistemas de planificación, desde una entidad central planificadora hasta una estructura de planificación local extensa. Es imperativo incluir a los reguladores desde temprano y con frecuencia en el proceso, para asegurarse que el proyecto obtenga su aprobación, que reciba los permisos apropiados y que será apoyado y aprobado por ellos.

Residentes. Los residentes son las personas que finalmente ocuparán el proyecto, ya sea como dueños o arrendatarios, de las propiedades residenciales y/o comerciales. En un escenario ideal, los futuros residentes deberán participar en la planificación de sitios, así como en el proceso de construcción, permitiéndoles participar también como parte del equipo de planificadores. La opinión de los futuros residentes es muy importante, ya que puede servir como una guía en cuanto a la localización de la casa, el estilo y el tamaño; para definir la necesidad de instalaciones públicas, tales como el espacio libre, escuelas e iglesias y para crear un sentimiento de propiedad y participación en la organización del sitio para así asegurar su mantenimiento y su sostenibilidad a largo plazo.

Como puede ver, a pesar de que hemos clasificado a los participantes dentro de cinco categorías generales, estos no son grupos exclusivos. Los residentes pueden también ser el cliente y el desarrollador. El profesional técnico y el desarrollador pueden ser uno solo. El regulador puede servir como cliente, planificador y profesional técnico si se trata de un proyecto completamente público. Debido a ello y a que todas las partes juegan un papel significativo, usted puede empezar a darse cuenta que de la planificación de sitios es un proceso de colaboración. Bajo circunstancias ideales, todas las partes pertinentes deberán estar involucradas desde el concepto inicial del proyecto hasta finalizar la construcción.